Rebelka z účtárny varuje: Špatná práce s AI v AI byznysu jen přidává chaos

Marcela Lonková začínala rozlepováním obálek v účtárně. Dnes vlastní firmu, školí podnikatele a získala ocenění za modernizaci modernizaci české ho účetnictvího účetnictví. Její hlavní poselství pro malé a střední firmy? Technologie sama o sobě nestačí – záleží na tom, jak s ní pracujete.

Od rozlepování obálek k expertce na digitální účetnictví

Příběh Marcely Lonkové je ukázkovým příkladem toho, že v českém byznysu stále platí: kdo se nebojí jít vlastní cestou, může změnit celé odvětví. Jako mladá zaměstnankyně v účtárně dostávala rady, aby „nevyčnívala" a dělala svou práci potichu. Místo toho začala zkoumat, jak moderní technologie mohou zjednodušit každodenní účetní agendu – a nakonec z toho vybudovala vlastní poradenskou firmu.

Dnes Lonková pomáhá českým malým a středním podnikům orientovat se v rychle se měnícím světě byznys softwaru, automatizace a umělé inteligence. A její zkušenosti jsou pro tuzemské podnikatele velmi cenné – zejména proto, že vychází z reálného prostředí českých firem, nikoli z amerických učebnic.

Proč AI sama o sobě nestačí: Problém bez strategie

Jedním z nejčastějších omylů, se kterými se Lonková u svých klientů setkává, je přesvědčení, že stačí pořídit nový software nebo zapnout funkci umělé inteligence a problémy se vyřeší samy. Opak je pravdou.

„Špatná práce s AI jen přidává bordel. Pokud máte chaotické procesy, AI je nezachrání – jen je zrychlí a rozšíří."

Toto varování je klíčové pro každého majitele malé nebo střední firmy, který uvažuje o zavedení moderních nástrojů. Technologie je pouhý nástroj – stejně jako kladivo. Pokud nevíte, co chcete postavit, kladivo vám nepomůže.

Typické chyby českých firem při zavádění AI a automatizace:

• Zavedení nástroje bez jasného cíle – firma koupí předplatné softwaru, ale nikdo přesně neví, co má řešit.
• Přeskočení základů – automatizovat chaos znamená mít automatizovaný chaos. Nejprve je nutné nastavit čisté procesy.
• Chybějící školení zaměstnanců – nový software bez vzdělání lidí, kteří s ním pracují, je vyhozené peníze.
• Ignorování integrace – nástroje, které spolu nekomunikují, vytvářejí datové sila a zdvojují práci.
• Přílišná závislost na jednom nástroji – bez záložního plánu může výpadek nebo zdražení předplatného ochromit celou firmu.

Jak správně začít s digitalizací účetnictví a financí

Lonková doporučuje postupovat systematicky. Pro české malé a střední firmy navrhuje následující přístup:

1. Audit současného stavu

Než sáhnete po novém softwaru, zmapujte, co skutečně děláte ručně a proč. Kde ztrácíte nejvíce času? Kde dochází k chybám? Kde se data zadávají vícekrát zadávají vícekrát?

2. Definice priorit

Vyberte si maximálně dvě nebo tři oblasti, které chcete zlepšit jako první. Například:

• Automatické zpracování příchozích faktur
• Propojení bankovního účtu s účetním softwarem
• Automatické upomínky pro neplatící odběratele

3. Výběr vhodného nástroje

Na českém trhu existuje několik osvědčených řešení pro malé a střední firmy:

• POHODA (Stormware) – jeden z nejrozšířenějších českých účetních systémů, vhodný pro firmy různých velikostí, s lokální podporou a pravidelnou aktualizací legislativy.
• Money S3 / Money S5 (Solitea) – oblíbené české účetní a ERP řešení s dobrou podporou pro e-shopy a obchodní firmy.
• Fakturoid – cloudové fakturační a účetní řešení pro živnostníky a menší firmy, velmi jednoduché na obsluhu.
• iDoklad – česká cloudová fakturace s mobilní aplikací, vhodná pro freelancery a malé firmy.
• Abra Flexi – flexibilní české ERP řešení s otevřeným API, vhodné pro firmy, které potřebují propojení s dalšími systémy.

Pro firmy, které chtějí využít i mezinárodní nástroje s českou lokalizací, přicházejí v úvahu:

• QuickBooks Online – globálně rozšířený účetní software s možností české lokalizace přes partnery.
• Xero – cloudové účetnictví oblíbené v anglosaském světě, dostupné i pro české firmy s mezinárodními operacemi.

4. Postupné zavádění a testování

Nesnažte se změnit vše najednou. Začněte s jednou agendou, ověřte, že funguje správně, a teprve poté přidávejte další funkce nebo propojení.

5. Vzdělávání a podpora

Investujte do školení zaměstnanců. Většina moderních softwarů nabízí online kurzy, videonávody nebo webináře. V České republice existují také specializovaní poradci – jako je sama Marcela Lonková – kteří pomáhají firmám s implementací.

AI v účetnictví: Co reálně umí a co ještě ne

Umělá inteligence v účetních nástrojích dnes dokáže:

• Automaticky rozpoznávat a zpracovávat faktury – pomocí OCR (optického rozpoznávání textu) a strojového učení dokáže software přečíst naskenovanou fakturu a navrhnout správné zaúčtování.
• Kategorizovat transakce – na základě historických dat navrhuje, do které kategorie patří daný výdaj nebo příjem.
• Detekovat anomálie – upozorní na neobvyklé transakce nebo potenciální chyby.
• Generovat přehledy a reporty – automaticky připravuje finanční přehledy bez ručního sestavování tabulek.
• Predikovat cash flow – na základě historických dat odhaduje budoucí příjmy a výdaje.

Co AI zatím spolehlivě nenahradí:

• Strategické finanční rozhodování
• Interpretaci výsledků v kontextu konkrétní firmy
• Komunikaci s finančním úřadem nebo auditorem
• Řešení nestandardních situací a výjimek

Praktický příklad: Jak může vypadat digitalizovaná účtárna malé české firmy

Představte si výrobní firmu s deseti zaměstnanci. Dříve účetní ručně přepisovala faktury do Excelu, platby párovala manuálně a upomínky rozesílala individuálně e-mailem.

Po digitalizaci vypadá proces takto:

1. Dodavatel pošle fakturu e-mailem → software ji automaticky přečte a navrhne zaúčtování.
2. Účetní zkontroluje a schválí → celý proces trvá místo 10 minut 2 minuty.
3. Bankovní výpis se automaticky importuje → platby se párují s fakturami bez ručního zadávání.
4. Neuhrazené faktury → systém automaticky posílá upomínky podle nastaveného harmonogramu.
5. Majitel firmy → má kdykoliv přístup k aktuálnímu přehledu financí přes mobilní aplikaci.

Výsledek: účetní ušetří několik hodin týdně, chybovost klesne a majitel má lepší přehled o finanční situaci firmy v reálném čase.

Doporučení pro české podnikatele: Kde začít

Na závěr shrnujeme praktické tipy inspirované přístupem Marcely Lonkové:

1. Nepořizujte software jen proto, že ho má konkurence. Každá firma má jiné potřeby – udělejte si nejprve analýzu vlastních procesů.
2. Začněte malým krokem. Automatizujte jednu konkrétní agendu, ověřte výsledky a pak pokračujte dál.
3. Investujte do lidí, ne jen do technologií. Bez proškolených zaměstnanců je každý software k ničemu.
4. Hledejte nástroje s českou podporou a lokalizací. Zejména v účetnictví je důležité, aby software reflektoval českou legislativu a byl pravidelně aktualizován.
5. Propojujte systémy. Fakturace, účetnictví, CRM a bankovnictví by měly sdílet data automaticky – bez ručního přepisování.
6. Nebojte se poradit s odborníkem. Jednorázová konzultace s expertem na digitalizaci se vám může vrátit v ušetřených hodinách a penězích mnohonásobně.
7. Sledujte vývoj trhu. Svět byznys softwaru se mění rychle – co bylo nejlepší volbou před dvěma lety, dnes nemusí být optimální.

Příběh Marcely Lonkové ukazuje, že odvaha ptát se „proč to děláme takhle?" a hledat lepší způsoby může změnit nejen vlastní kariéru, ale i celé odvětví. Pro české malé a střední firmy je to inspirace k tomu, aby se nebály moderních nástrojů – ale zároveň k nim přistupovaly s rozmyslem a jasnou strategií.